第49回『テレワークでチームを活かす3つのツール』

2020年12月10日

コロナ禍によってテレワーク環境が急激に浸透しました。テレワークにすっかり慣れたという人もいると思います。

その一方で、テレワークで仕事をすることにやりづらさを感じていて

もうちょっとうまくできたらいいな・・・と思っている人たちも少なくないかもしれません。

今回のコラムはそんな皆さんにおすすめの内容です。

テレワーク環境で、チームで仕事を進めていくうえで欠かせないツールを

今日は3つご紹介します。

テレワークでチームを活かす3つのツール

１）チャットツール

２）オンライン会議ツール

３）オンラインファイル共有ツール

１）チャットツール

すでにチャットツールを使っている人も多いことでしょう。

今回は、チャットの効果的な使い方のポイントや、チャットを使うと何がいいのかをご紹介します。

チームビルディングジャパンのクライアント企業さんから、

「チャットツールを導入してみたものの機能していないんですよ」という声を聞きます。

チャットが機能しないのには、うまくいかない理由があります。

例えば、チャットのグループが目的別に整理されておらず、

通常の部署などのくくりだけでグループが作られている場合は機能しません。

グループが大きく、たくさんのメンバーがいるために、

グループにどんな人がいるのかよくわからないし、

まわりが自分が書いた内容にどう反応をするかわからないから、気になって書き込めない。

そうなると、「チャットって結局使わないよね」「やっぱりメールだよね」「電話だよね」ということになってしまいます。これでは残念ですね。

使い方を整えれば、すでに導入されたチャットツールを活かすことが可能です。

せっかく導入したチャットツールです。使われないままではもったいない。ぜひ活かしていただきたいと思います。

チャットツールは、気軽にポンポンとコミュニケーションできます。これは大変優れた点です。

電話だと作業を中断して応えないとなりませんし、メールだときちんと文章の体裁を整えて送らなくてはいけない。

でもチャットだと要件だけポンポン投げればいい。

スピード感のある気軽なコミュニケーションを取るうえで、チャットはものすごく有効です。

思いついたときに思いついたことを投げることができたり、他の作業をしながら同時進行でチャットを使ってコミュニケーションを取ったりすることができます。

オフィスで対面で会っていても「いま声かけていいかな？」と気になってなかなか話せなかったりしますが、チャットは気にせず全員が自分のタイミングでコミュニケーションとることができるのです。

チャットをうまく使うポイントは、まず、グループを目的別にしてサイズを小さくすることです。

誰が見ているかわからないから書きにくいとか、分からない人には前提から共有しないといけないとか、内輪でしか通じない話といったことを気にせずに、内輪でしか通じない話をどんどん投げ合えるようにします。

気を使っているとせっかくのチャットのスピード感が活かせません。

例えば、プロジェクトごとのグループを立てることはもちろんですし、

1つのプロジェクトの中でも目的別、所属別など縦横無尽に小さなチャットグループをたくさんつくりましょう。

少人数のこのメンバーだから必要なことをお互いに気兼ねなく投げかけ合える・・・そういう状態をつくると、会話が活発になります。

また、絵文字やスタンプがあるとより気軽に返答しやすくなります。

絵文字やスタンプが使えるチャットツールを選ぶのも良いと思います。

２）オンライン会議ツール

様々なオンライン会議ツールが出回っていますが、

うちの会社では○○は使えるけど□□は使えないなどといった制約が問題になることも最近はありますね。

オンライン会議ツールは

リモート環境で仕事をするのには欠かせないものです。

オンライン会議ツールを使いこなすうえで欠かせない機能が

2つあります。

1つは、ギャラリービューなどの参加メンバー全員が見られる表示機能、

もう1つは、ブレイクアウトルームなど、小部屋に分かれて話し合う機能です。

いろいろと便利な機能は他にもありますが、この2つは話し合いの場では必須です。

まず、ギャラリービューの良い点は、お互いの顔が見られるということです。

ミーティングのときに、全員の顔が見えるかどうかは、とても大きな違いを生みます。

オンライン会議ツールの種類によってはたくさんの人数を表示できず、一部の人の顔は見えなくなってしまいます。

お互いの顔を見ながら話すことはオンラインコミュニケーションの質を高めるためには必要です。

ですから、「全員の」顔が見える機能というのが大事になります。

また、ある程度の人数が集まる会議に欠かせないのが小部屋に分かれる機能です。

例えば、10人以上の会議だと、全員が話をするのは難しくなります。

たくさんコミュニケーションをとって欲しいなら、10人を3グループ程度に分けて少人数にすることで話しやすくすることができます。

小部屋に分かれて話し合ったら、また全員に戻り、「うちの部屋ではこんな話をしました」と共有すると効果的です。

全員の顔が見える、小部屋に分かれるという2つの機能をうまく使うことで、オンライン会議のコミュニケーションがうまくいきます。

３）オンラインファイル共有ツール

オンラインで同時に編集できるツールが必要です。

ファイル格納ができても編集はできないオンラインストレージもあるので要注意。

格納されたファイルを同時に複数の人が閲覧できて、同時に書き込むことができることがポイントです。

これができると、オンラインミーティングの最中に一緒にドキュメントを編集して仕上げることができます。

例えば、議事録をみんなで開いて同時進行で確認しながらその場で共同作業で作り上げることもできます。

数字を共有する場合もスプレッドシートなどに書き込みながら、数字をベースに話し合うこともできます。

ミーティングの最中も、ミーティング以外でも、必要な人が必要なことを更新したらそれを開きたい人が、その人の開きたいタイミングで使うことができる。

遠隔でもお互いに遠慮なくコミュニケーションをとって共同作業をしていくうえで有効です。

この記事のまとめ

チャットツール

オンライン会議ツール

オンラインファイル共有ツール

今ご紹介したこれらの3つをうまく使うことで

オンラインで遠隔で仕事をしていても

チームとして機能した状態で仕事をすることができます。

ぜひやってみてください。